Einleitung
Die Aufgabe des Sprachenzentrums ist es, die Mitglieder der Hochschule in Fremd- und Muttersprache auszubilden und interkulturelle Kenntnisse und Fertigkeiten zu vermitteln. Hierzu konzipieren und realisieren wir auf wissenschaftlicher Basis effektive und innovative Sprachlehrangebote, Angebote für das Autonome Lernen und neue Lehrmaterialien. Diese Angebote richten sich an alle Mitglieder der Universität. Zahlreiche dieser Angebote können im Rahmen von Studiengängen als Wahlpflichtleistungen eingebracht werden. Zugleich ist uns der Schutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Ihren Daten sehr wichtig. Hier informieren wir Sie daher über die Verwendung Ihrer Daten, Ihre Rechte und Ansprechpartner.
Zweck
Um die Nutzung der Lernangebote des Sprachenzentrums für Mitglieder der Hochschule und anderweitig zur Teilnahme an unseren Lehrveranstaltungen berechtigte Personen durchzuführen, müssen wir einige Daten über die Nutzer(innen) unseres Angebotes erfassen. Darüber hinaus speichern wir Ihre Kursanmeldungen und Leistungen, um Ihnen Nachweise und Zertifikate hierüber ausstellen zu können.
Gesetzesgrundlagen
Mit unseren Angeboten sowie der Bereitstellung von Lernmaterialien und der Lernerberatung dienen wir der wissenschaftlichen Ausbildung der Studierenden und bereiten auf eine akademisch geprägte berufliche Tätigkeit im In- und Ausland vor. Wir tragen damit zur Erfüllung der im Saarländischen Hochschulgesetz festgelegten öffentlichen Aufgaben der Hochschule bei. Wesentliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten ist Art 6 Abs 1 lit. e) der DSGVO in Verbindung mit dem Saarländischen Hochschulgesetz §3 (insbes. Abs . 1, 2, 5, 6 und 13).
In einzelnen Fällen, in denen das Sprachenzentrum weitere Aufgaben wahrnimmt, ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus
- DSGVO Art 6 Abs 1 lit. a) (Einwilligung des Betroffenen),
- DSGVO Art 6 Abs 1 lit. b) (Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen),
- DSGVO Art 6 Abs 1 lit. c) (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Sprachenzentrums bzw. der Universität),
- DSGVO Art 6 Abs 1 lit. d) (Wahrnehmung von lebenswichtigen Interessen der betroffenen Person),
- DSGVO Art 6 Abs 1 lit. f) (Wahrnehmung von berechtigten Interessen des Sprachenzentrums bzw. der Universität).
Vertraulichkeit und Datensicherheit
Speicherort
Alle personenbezogenen Daten werden auf universitätseigenen Servern auf dem Campus der Universität gespeichert. Die Rechner sind durch geeignete technische Maßnahmen und Sicherheitskonzepte gegen Datenpannen und -angriffe von außen geschützt. Sie werden von Universitätsmitarbeitern bedient, gewartet und aktualisiert.
Dateneinsicht
Wir stellen sicher, dass intern nur die Personen Ihre Daten sehen, die diese Daten unbedingt sehen müssen. Diese Mitarbeiter(innen) werden über datenschutzrechtliche Vorschriften informiert. Alle personenbezogenen Daten bleiben vertraulich und werden durch technische sowie organisatorische Maßnahmen geschützt.
Weitergabe
Eine Weitergabe von Daten an Dritte außerhalb der Hochschule erfolgt nicht, es sei denn wir sind gesetzlich hierzu verpflichtet oder die Konzeption des Lernangebotes erfordert dies (z.B. bei hochschulübergreifenden Angeboten) und dies ist für Sie ersichtlich.
Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden nach dem Ende der Regelstudienzeit gelöscht, es sei denn verwaltungstechnische oder gesetzliche Vorschriften (z.B. Aufbewahrungsfristen für Prüfungsdokumente) sehen etwas anderes vor.
Mitwirkung der Betroffenen
Wir bitten unsere Nutzer, uns beim Schutz ihrer persönlichen Daten zu unterstützen. Daher sollten Sie im eigenen Interesse keine Zugangsdaten weitergeben, sichere Passwörter verwenden, regelmäßig Sicherheitsupdates auf dem eigenen Computer installieren, ihre Rechner vom Zugriff Dritter schützen und ausschließlich gesicherte Netzwerkverbindungen verwenden.
Umfang der Datenverarbeitung
Wir nehmen den Grundsatz der Datensparsamkeit ernst. Daher verarbeiten wir nur Daten, die wir für die Gewährleistung unseres Lernangebotes benötigen. Dies sind zum einen Daten, die wir brauchen, um Sie zu identifizieren und mit Ihnen zu kommunizieren (Name, Matrikelnummer, Adresse, eMail, fakultativ Telefon). Daneben verarbeiten wir Daten, die zu einer ordnungsgemäßen, bedarfsorientieren Verwaltung des Kursangebotes, der Durchführung von Lehrveranstaltungen und natürlich für die Rückmeldung bzw. Bescheinigung Ihres Lernniveaus bzw. Ihrer Kursleistungen nötig sind. Hierzu gehören Studienfach, Anmeldungen, Prüfungsleistungen und Abschlussnoten.
Ihre Rechte
Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener gem. DSGVO Kapitel 3 folgende Rechte zu.
Auskunft und Datenübertragung
Sie können jederzeit nachfragen, welche Daten von Ihnen gespeichert werden. Wir lassen Ihnen dann die Informationen in der Regel in einem gängigen maschinenlesbaren Format zukommen. Soweit dies mit vertretbarem Aufwand technisch machbar ist, können diese Daten auf Antrag auch einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
Berichtigung
Sollten unrichtige Informationen über Sie gespeichert sein, korrigieren wir diese auf ihren Wunsch gerne. Und selbstverständlich korrigieren wir auch von uns aus Daten, die uns als eindeutig fehlerhaft auffallen.
Einschränkung
Unter bestimmten Umständen können Sie eine Einschränkung der Datenverarbeitung beantragen. In diesem Fall bleiben die Daten gespeichert, werden aber zunächst nicht anderweitig verarbeitet. Eine Einschränkung ist dann möglich, solange über die Richtigkeit oder die Zulässigkeit der Verarbeitung der Daten Uneinigkeit besteht, wenn zu löschende Daten der Sicherung eines Rechtsanspruchs dienen oder aber wenn der Betroffene statt einer berechtigten Löschung selbst eine Einschränkung wünscht.
Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.
Löschung
Sie können jederzeit einen Antrag auf Löschung Ihrer Daten stellen. Wir sind allerdings durch unseren öffentlichen Bildungsauftrag und anderweitige gesetzliche Regelungen gehalten, einige Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren (zum Beispiel Prüfungsleistungen bzw. -ergebnisse). Nach einer Löschung von entsprechenden Daten zur Kursteilnahme o.ä. können wir leider keine Bescheinigungen, Teilnahmenachweise o.ä. mehr ausstellen.
Notwendigkeit der Online-Registrierung
Für die Nutzung der Lernangebote des Sprachenzentrums ist die Online-Registrierung in der Regel erforderlich. Nur auf diese Weise können wir die Einschreibungen in unsere Kurse und die Ausstellung von Leistungsnachweisen zuverlässig gewährleisten. Wir bitten Sie daher um Verständnis, dass die Teilnahme an Kursen, die Ausstellung von Leistungsnachweisen oder Zertifikaten u.ä. meist nicht möglich ist, nachdem die personenbezogenen Daten eines Nutzers gelöscht wurden oder wenn die Verarbeitung von Daten wegen eines Widerspruchs o.ä. eigeschränkt wurde.
Verantwortliche und Kontakt
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die
Universität des Saarlandes
(vertreten durch den Universitätspräsidenten/die Universitätspräsidentin)
Campus
66123 Saarbrücken
Telefon: 0681 302-0
Mail: postzentrale(at)uni-saarland.de)
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Universität
Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken
Telefon: 0681 302-2813
Mail: datenschutz@uni-saarland.de
Web: www.uni-saarland.de/datenschutz
Wenn Sie Fragen und Kommentare haben oder denken, dass wir ihre Daten nicht korrekt verarbeiten, können Sie sich an verschiedene Stellen wenden.
Verantwortliche Person am Sprachenzentrum:
Datenschutz-Verantwortlicher des Sprachenzentrums
Campus C5 4
66123 Saarbrücken
Mail: datenschutz@szsb.uni-saarland.de
Aufsichtsbehörde
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Str. 12
66111 Saarbrücken
Telefon: 0681 94781-0
Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Web: datenschutz.saarland.de
Introduction
The role of the language center is to train members of the university community in foreign as well as native languages in addition to providing them with intercultural knowledge and competence. To this end, we develop and implement effective and innovative language training based on a solid scientific foundation, materials for independent learning, and new tools for instruction. These services are available to all members of the university community. Many of these services can be used by students in many departments to fulfill a requirement for elective courses. At the same time, the safety and responsible handling of your data is extremely important to us. In the following, we inform you of how we use your data, your rights, and important contact information.
Purpose
In order for members of the university community and others entitled to enroll in our courses to take advantage of all the language center offers, we have to collect specific data about those who use our services. In addition, we save your registration information and course results in order to provide you with proof of achievement and course certificates.
Legal Basis
Through our services as well as the provision of learning materials and student advising, we promote the academic development of our students and prepare them for employment in both the domestic and international professional sectors. To this end, we contribute to the fulfillment of the public duties of the university as set forth in the Higher Education Act of the Saarland. The fundamental legal basis for data processing is Art. 6 Para. 1 lit. e) of the GDPR in conjunction with the Higher Education Act of the Saarland §3 (in particular Para. 1, 2, 5, 6 and 13).
In specific cases in which the language center carries out additional tasks, the legality of data use arises from
- GDPR Art. 6 Para. 1 lit. a) (Consent of concerned party),
- GDPR Art. 6 Para. 1 lit. b) (Preparation or fulfillment of a contract with the concerned party),
- GDPR Art. 6 Para. 1 lit. c) (Fulfillment of a legal obligation of the language center or the University),
- GDPR Art. 6 Para. 1 lit. d) (Processing in regard to vital interests of the concerned party),
- GDPR Art. 6 Para. 1 lit. f) (Processing for the purposes of legitimate interests of the language center or university)
Confidentiality and Data Security
Data Storage Location
All personal data are saved on university servers located on campus. All computers are protected from data breaches and outside attacks by appropriate technical measures and security architecture. They are operated, maintained, and updated by university employees.
Access to Data
We take measures to guarantee that only those employees who absolutely need to access your data are allowed to. These employees have been made familiar with applicable data protection regulations. All personal data will remain confidential and are protected by technical and organizational measures.
Transfer of Data
We will not share your data with a third party outside of the university unless required by law or unless necessary for the development and planning of our course offering (e.g. for inter-university projects). In these cases, you will be made aware of the transfer of your data.
Length of Data Retention
Your personal data will be deleted after the standard period of study unless administrative or legal regulations demand otherwise or retention is required by law (e.g. retention period for test documents).
User Involvement
We kindly ask our users to support us in our efforts to protect your personal data. To that end, you should never give your login data to others, use secure passwords, regularly install security updates on your computer, keep your computer out of reach of strangers, and only use secure network connections.
Scope of Data Processing
We take the principle of data economy seriously. Therefore, we only process data necessary to provide the language center services specified above. These data include information that we need to identify you and to communicate with you (name, matriculation number, address, e-mail, telephone number [optional]). Additionally, we process data necessary for the proper, needs-based administration of our course offerings, the carrying out of instruction, and, of course, for the certification of your language level or coursework. These data include your major, course registrations, test performance, and course grades.
Your Rights
With regard to any personal data of yours we process, you are lawfully entitled to the following rights in accordance with GDPR Chapter 3.
Disclosure and Data Transfer
You may at any time inquire as to which of your data are stored on our servers. As a general rule, we will provide you with this information in a machine-readable format. Insofar as it does not exceed a reasonable amount of effort, the data can be provided to another responsible party upon request.
Amendments to Data
Should any of your stored information be incorrect, we are happy to correct it at your request. We will, of course, also correct data we deem to be clearly inaccurate.
Restriction
In certain circumstances, you can apply for a restriction of data processing. In such cases, your data remains stored, but will not be otherwise processed. A restriction is possible so long as a discrepancy about the accuracy or lawful processing of the data exists, if data to be deleted serves to safeguard a legal right, or if the concerned party wishes the restriction instead of an authorized deletion.
Objection
You have the right at any time, for reasons pertaining to your person, to express opposition to the further processing of your data that arises in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. e of the GDPR. We will then no longer process your personal data unless urgent, compelling legal grounds that outweigh your personal interests, rights, and freedom are established.
Deletion
You can at any time request that your personal data be deleted. We are, however, required to keep some data for a specified amount of time due to our academic mission as well as other legal regulations (e.g. exam results). After the deletion of data with regards to course participation or the like, we are unfortunately not able to issue certificates of achievement, certificates of participation, or similar documents.
Necessity of Online Registration
Online registration is required in order to use language center services. Only in this way can we reliably ensure trouble-free course registration and the issuance of performance records. We therefore ask for your understanding of the fact that participation in courses and the issuance of performance records and certificates is often not possible after a user’s personal data is deleted, or if the processing of data is restricted due to an objection or the like.
Responsible Persons and Contact Information
The following are responsible for data processing
University of Saarland
(represented by the university president)
Campus
66123 Saarbruecken
Phone: 0681 302-0
Mail: postzentrale(at)uni-saarland.de)
Contact Details of the Data Protection Officer of the University
Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken
Phone: 0681 302-2813
Mail: datenschutz@uni-saarland.de
Web: www.uni-saarland.de/datenschutz
If you have questions and comments or think that we are not processing your data correctly, you can go to different places.
Responsible Person at the Language Center
Datenschutz-Verantwortlicher des Sprachenzentrums
(Data Protection Officer of the Language Center)
Campus C5 4
66123 Saarbruecken
Mail: datenschutz@szsb.uni-saarland.de
Supervisory Authority
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Str. 12
66111 Saarbruecken
Phone: 0681 94781-0
Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Web: datenschutz.saarland.de